Verwendung wichtiger Leistungsindikatoren zur Steigerung der Laborleistung

Kate Neetz is with Azzur Labs in Schnecksville, PA.

Ein Unternehmen nach Bauchgefühl zu führen, ist weder einfach noch empfehlenswert. Es gibt zu viel vorherzusagen und die Bedingungen ändern sich ständig. Laborleiter müssen sich auf Daten verlassen, um übergeordnete Ziele zu entwerfen, die die Unternehmensleistung genau widerspiegeln. Laborleiter müssen sorgfältig durch die Datenberge ihres Labors und seiner Abläufe navigieren, um Erkenntnisse über den Erfolg ihres Unternehmens zu gewinnen. Um dies zu erreichen, sollten Laborleiter wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) auswählen, um den Fortschritt zu verfolgen, Ergebnisse zu bewerten und auf der Grundlage der Ergebnisse zu handeln.

KPIs sind hochrangige, oft strategische Maßstäbe für die Leistung im Hinblick auf ein langfristiges Ziel. Sie sollen in der Regel Aufschluss darüber geben, ob Ihr Labor auf dem Weg zum zukünftigen Erfolg ist. Labore können KPIs verwenden, um den Zustand ihrer Abläufe zu bewerten, indem sie Feedback zum Fortschritt bei der Erreichung übergeordneter Ziele oder strategischer Initiativen in Bezug auf Sicherheit, Finanzen, Qualität und Mitarbeiter geben. Die Verwendung von KPIs ermöglicht es Laboren, ihre Abläufe basierend auf KPI-Ergebnissen intelligent zu aktualisieren.

Die Begriffe „KPIs“ und „Metriken“ werden häufig synonym verwendet. Es gibt jedoch deutliche Unterschiede zwischen diesen Konzepten. KPIs beziehen sich auf Geschäfts- oder Laborziele und sind übergeordneter oder strategischer Natur. Sie werden abteilungsübergreifend angewendet. Im Gegensatz dazu liefern Metriken Informationen zur Leistung bestimmter Prozesse und können als taktisch betrachtet werden. Sie sind in der Regel spezifisch für einzelne Abteilungen oder Gruppen und nicht allgemein abteilungsübergreifend anwendbar. Metriken liefern die Informationen, die die KPIs steuern.

Innerhalb der Qualitätsfunktion eines Labors könnte eine Metrik beispielsweise die Anzahl der Verfahrensabweichungen für den Monat sein. Der entsprechende Qualitäts-KPI könnte die Lieferung eines fehlerfreien Produkts sein. In diesem Beispiel hängt die Fähigkeit, fehlerfreie Produkte herzustellen, ausschließlich davon ab, dass das Personal nicht von internen Abläufen und Prozessen abweicht. Diese Metrik wird zusammen mit mehreren anderen die Gesamtqualitätsmetrik des Prozentsatzes fehlerfreier Produkte unterstützen. Tabelle 1 zeigt weitere Beispiele, die den Unterschied zwischen KPIs und Metriken veranschaulichen.

KPIs können ein wertvoller Prozess sein, den Sie in Ihrem Labor initiieren können. Auch wenn die Bedeutung von KPIs aufgeschlüsselt wird, können wichtige Leistungsindikatoren dabei helfen, eine Bewertung der aktuellen Leistung zu entwickeln:

Beachten Sie bei der ersten Verwendung von KPIs, dass Sie die gesammelten Daten wahrscheinlich in einem ganz anderen Licht sehen werden. Dadurch lassen sich Möglichkeiten zur Prozessverbesserung leicht erkennen oder Mängel aufzeigen. KPIs zeigen das bevorzugte Niveau der Metrik an, das beibehalten werden sollte, um kontinuierliche, nahtlose Prozesse zu unterstützen. Die Aufrechterhaltung dieser Werte kann wiederum die Qualität der Arbeit verbessern, was wiederum zu einer Verbesserung des Geschäftsprozesses führt. Diese Verbesserungen werden zu einer insgesamt höheren Kundenzufriedenheit führen.

Es mag überwältigend erscheinen, mit dem Sammeln von Daten zur Entwicklung von KPIs zu beginnen. Diese kleinen Schritte erleichtern jedoch den Einstieg:

Die Entwicklung eines KPI-Systems bringt kaum Vorteile, wenn keine routinemäßige Überwachung und Aktionspläne enthalten sind. Die Umsetzung dieses Plans gibt den nötigen Raum und das nötige Engagement, um sicherzustellen, dass die Ziele erreicht werden können. Sobald KPIs festgelegt und eine Basislinie festgelegt sind, sollte ein System zur kontinuierlichen Überwachung entwickelt werden. Dazu können die Häufigkeit der Aktualisierung, die Zeitpläne der zu meldenden Daten, das Berichtsformat, die Übermittlung des Berichts an die Beteiligten und ein Plan zur Bewältigung der Ergebnisse gehören. Eine Neubewertung wird Teil dieses Prozesses sein und sollte die KPI-Definitionen (richtige Ziele, richtige Daten, richtige Zeitrahmen usw.), die Wirksamkeit (erfüllen oder verfehlen Sie Ziele konsequent?) oder ob neue KPIs benötigt werden, überprüfen. Ihre KPIs müssen umsetzbar sein. Ein KPI, der die Zielwerte dauerhaft verfehlt, ohne dass eine Korrektur vorgenommen wird, ist diskussionswürdig.

Wenn bekannt wird, dass Kennzahlen erfasst werden, kann es sein, dass die Mitarbeiter dies sozusagen als eine Peitsche des Managements betrachten. Es ist wichtig, den Mitarbeitern mitzuteilen, (1) warum die Kennzahlen erfasst werden und (2) wie sie umgesetzt werden. Wenn Sie sicherstellen, dass sie das „Warum“ kennen, können Sie sicherstellen, dass sie an Bord sind, um zu helfen, wo sie können, um die gesetzten Ziele zu erreichen. Auch Belohnungen schaden nicht – sie zeigen den Mitarbeitern, dass sie auf dem richtigen Weg sind. Es ist auch wichtig sicherzustellen, dass sich die Geschäftsleitung mit den KPIs beschäftigt und das System unterstützt. Dies wird die Zustimmung aller Mitarbeiter fördern.

Laborleiter können mithilfe von KPIs ein detaillierteres Verständnis der Leistung entwickeln und feststellen, ob das Labor auf Erfolgskurs ist. Indem sie sich die nötige Zeit nehmen, um umsetzbare KPIs festzulegen, stellen Laborleiter sicher, dass ihnen die richtigen Informationen zur Verfügung stehen, um fundiertere Entscheidungen über Sicherheit, Qualität, Betrieb, Vertrieb und Personal in ihrem Unternehmen zu treffen.